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Controlar los gastos de viaje, prioridad de las empresas para 2023

Las empresas llevan un control deficiente de los gastos que se generan durante los viajes de sus empleados y eso les supone lentitud en los procesos administrativos, falta de información sobre los costes reales o perder la oportunidad de recuperar el IVA de tiques y facturas, entre otras consecuencias. El II Foro Expensya, celebrado ayer en Madrid en colaboración con Forum Business Travel, identificó la gestión de gastos como una prioridad para 2023.

Desde hace tiempo, las empresas no demandan únicamente una simple gestión de sus viajes corporativos, sino que necesitan un aliado estratégico que les ayude a tener un control exhaustivo de todas las partidas de gastos relacionadas con el viaje de negocios, de principio a fin. Para poder dar este soporte es necesario contar con las soluciones tecnológicas adecuadas que aseguran este control continuo, que garantizan el cumplimiento de los presupuestos y que maximizan los ahorros en gastos y procesos.

Los viajes de negocios generan una serie de gastos, más allá de la reserva del avión, el hotel o el coche de alquiler, que escapan muchas veces al control de los empleados, debido a tiques que se pierden o no se contabilizan correctamente. Cuando regresan de sus desplazamientos tienen dificultades para completar sus liquidaciones, al ser en muchos casos un proceso engorroso, que implica tiempo y generación de papel innecesaria.

En este sentido, el sector del business travel camina de forma decidida hacia la digitalización de todas estas tareas, de manera que, desde que se autoriza un viaje, hasta que se rinden cuentas de todos los gastos, todo sea más sencillo. Además, un sistema automatizado proporciona a las empresas mecanismo añadidos de control de costes, algo que valoran cada vez más ante la subida generalizada de precios, como se puso de manifiesto en el II Foro Expensya sobre la gestión de gastos de viaje y representación, organizado por Forum Business Travel en el hotel InterContinental de Madrid.

Según comentó Iván Cuadro, sales manager para España de Expensya, “hay una necesidad cada vez mayor entre las empresas de tener las cuentas más saneadas y de liquidez. También de flexibilidad ante los empleados en las políticas de gastos. Por eso, las herramientas de control en tiempo real de los gastos no solo benefician a las empresas, sino que son compatibles con el empoderamiento del viajero”.

La recuperación del IVA es otro de los grandes caballos de batalla de las corporaciones, una partida que, bien gestionada, puede implicar importantes ahorros en la cuenta de viajes, tal y como explicó Sergio Pérez Vegas, socio director general técnico de 60Días, una firma integrada la plataforma de Expensya que ayuda a las empresas en este propósito.

Durante el foro, Diana Vicente, HR Business Partner de Tabacalera, comentó su experiencia con soluciones de gestión de gastos y señaló que “las ventajas, tanto para los departamentos de administración, contabilidad y recursos humanos son evidentes, así como para el empleado, que dedica mucho menos tiempo a la liquidación de gastos, y lo hace de una forma más fiable”.

Por su parte, Laura Piasek, communication & content manager en Expensya, insistió en la sostenibilidad que supone la utilización de esta herramienta, al no ser necesario imprimir o fotocopiar los documentos de compra, ya que los tiques digitalizados cuentan con la homologación de la Agencia Tributaria.

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