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Meliá refuerza la colaboración interna con Microsoft Viva Connections y Teams

La cadena ha logrado una mejor integración de sus equipos geográficamente dispersos y en escenarios de trabajo híbridos, unificando procedimientos en todos sus hoteles.

Meliá Hotels International, cadena hotelera con presencia en cuatro continentes y más de 400 propiedades, ha incorporado Microsoft Viva Connections y Teams para potenciar la colaboración interna y la productividad de un modo seguro en todo el mundo.

Christian Palomino, vicepresidente mundial de IT en Meliá Hotels International, subraya que «nuestro espíritu se manifiesta en todo lo que hacemos, incluyendo la búsqueda constante de nuevas formas para satisfacer a nuestros clientes».

La atención a la experiencia de sus profesionales se desarrolla en la misma línea y, por ello, la empresa ha tomado la decisión estratégica de apostar por las soluciones de Microsoft para impulsar la conexión y el compromiso de los empleados.

«Utilizamos Microsoft Teams para ayudar a nuestros empleados de primera línea a recopilar información y ofrecer respuestas más personalizadas «, indica Mar Fuster, Organization Project Leader de Meliá Hotels International.

Sobre esta solución de comunicación, la compañía ha incorporado Microsoft Viva para llevar las herramientas que refuerzan el compromiso de los empleados a Teams, plataforma que ya emplean en su trabajo.

Microsoft Viva pone a disposición de los empleados documentos y recursos internos de un modo efectivo y seguro, simplificando el acceso a la información corporativa esencial en cada momento. La combinación con Microsoft Teams, que simplifica la interacción entre todos los empleados, sin importar dónde se encuentren, da lugar a un ecosistema digital que fortalece la comunicación, la colaboración y la seguridad de la cadena hotelera.

Innovación en la nube de Microsoft para superar los retos

Antes de la llegada de la plataforma, los empleados de Meliá usaban una amplia variedad de herramientas como WhatsApp y Telegram para comunicarse sobre la marcha. La incorporación de Teams ha proporcionado a la plantilla de un canal de comunicación oficial que refuerza la seguridad de la organización.

“La capacidad de protección de los datos empresariales se pierde cuando las personas empiezan a colaborar fuera de un entorno controlado, por eso elegimos Teams”, resalta Palomino.

Por otro lado, la adopción de Teams también ha supuesto para Meliá disponer de un espacio de trabajo moderno que facilita la labor diaria y la toma de decisiones a sus empleados.

Como gran empresa distribuida por todo el mundo, Meliá se veía también en la necesidad de encontrar una solución que le permitiera promover una misma cultura interna y procedimientos en todos sus hoteles. Este objetivo era aún más necesario en un momento en el que muchos profesionales comenzaron a trabajar desde casa.

“Antes, cada hotel Meliá hacía las cosas de un modo un poco diferente. Hemos cambiado eso y mejorado los procedimientos. Ahora, todos tienen acceso a Teams para llamadas, chat y la capacidad de trabajar en documentos desde cualquier lugar, lo que aumenta la productividad.”, indica Tomeu Fiol, Global Hotel Technologies Director de Meliá Hotels International.

Por ejemplo, cuando compartían información, como un manual o un procedimiento, a menudo usaban correo electrónico y acababan enfrentándose al reto de control de versiones y un buzón desbordado de mensajes.

“Ahora es más sencillo compartir presentaciones y otros mensajes a través de Teams, asegurándonos siempre de trabajar con la última versión”, confirma Fuster.

Ahora que Meliá ha desplegado completamente Teams entre toda su plantilla, incluidos los trabajadores de primera línea, la compañía seguirá innovando con soluciones como Microsoft Power Platform, que permite desarrollar aplicaciones empresariales para analizar datos, automatizar procesos o crear agentes virtuales de un modo sencillo, minimizando el uso de código. Según comenta Fiol: «Esperamos agregar más y más aplicaciones y recursos a Teams. Prevemos que agregar herramientas como Microsoft Power Platform a Teams cambiará drásticamente la forma en que trabajamos».

Conectar a los empleados para mejorar el día a día

A través de Viva Connections, donde está montada la intranet MeliáHome, Meliá ha reinventado la forma en que sus empleados reciben información sobre el negocio y les ayuda en la localización de manuales, información de recursos humanos y otros recursos de la compañía.

«Fijamos Viva Connections en Teams, simplificando la forma en que las personas acceden al conocimiento», indica Fuster, quien prosigue diciendo que, «con Viva Connections, cada departamento tiene la capacidad de compartir información sin necesidad de involucrar a TI para su publicación. De este modo, hemos logrado traer a un primer plano una gran cantidad de conocimiento nunca antes visto dentro de la empresa».

Junto con el acceso a Viva Connections desde dentro de Teams, Meliá ha anclado una solución de viajes propia para facilitar a los profesionales de toda la empresa la conexión y la planificación de próximos viajes. «Esta capacidad de la plataforma hace que Teams sea especial y mucho más que una simple herramienta de chat», indica Palomino.

Viva Engage, otro componente de Microsoft Viva, ha ganado su propio impulso como una poderosa herramienta de construcción cultural en Meliá. «No impulsamos el uso de Viva Engage de arriba hacia abajo. Algunos empleados en su momento descubrieron que Yammer, integrado ahora en Viva Engage, era una forma excelente y natural de compartir las mejores prácticas, lo que en última instancia mejora las experiencias de los clientes», manifiesta Fuster.

Esas comunidades de base, incluida una dedicada a los recepcionistas de hoteles, ahora son accesibles a través de Viva Connections. Meliá también ha creado una comunidad Viva Engage para nuevos miembros. De modo que se ha convertido en un lugar donde las personas en la misma etapa de su carrera pueden conectarse y compartir sus experiencias.

Todas estas aplicaciones han encontrado una plataforma común en Teams, que ha sustentado la construcción de la cultura en Meliá desde que el negocio implementó la herramienta. «Teams es ahora la columna vertebral de la comunicación en nuestra organización», concluye Fiol.

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